いまさら聞けない、ビジネスメールのマナー

ビジネスシーンにおいて、現在では大変よく使われる連絡ツールの一つとして挙げられるのが「メール」です。

時や場所を選ばず、用件の送受信や確認ができるなど、メリットが多い反面、相手の表情が見えないコミュニケーションなので、考えもしなかった誤解を与えてしまう危険性も持ち合わせています。

本来はビジネスを効率よく進行させるために使われるはずのメールでのやり取りが、逆に不便に感じてしまったという経験は誰にでもあるのではないでしょうか？

特に若い方は「プライベートでもメールを書き慣れているから問題ない」という慢心からか、本人が悪気はなく失礼な内容を送ってしまっているケースも決して珍しくはありません。

そこで本記事では、社会人として知っておきたいビジネスメールのマナーについてご説明します。今後の取引先や社内でのコミュニケーションの際にお役立ていただければ幸いです。

メールの基本的なマナー

まずはメールを相手に送信する際のマナーから見ていくことにしましょう。これがビジネスメールの基本中の基本となります。

あて先には相手の社名、名前、敬称も入れる

気の知れた友人に送るメールと違い、ビジネスメールにはすべきことも多いため、大変だと感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、相手の立場に立って考えてあげることがそもそものマナーの意味なので、まず、そうしたことをきちんと認識しましょう。

あて先には必ず相手のメールアドレスだけでなく、社名や名前、敬称も入れるようにします。アドレス張に登録する際に敬称もつけて登録すれば、※）基本的には自動で表示されるようになります。

※メールソフトによっては敬称表示ができないものもあります。

件名は本文の見出しにする

件名は「お世話になっております」などとはせず、本文の内容がわかるよう「見出し」のようなものにしましょう。

例えば、本文の内容が商談日時の確認についてといった場合、件名は「次回のお打合せ日時について」などとします。

本文の書き出しには、相手の社名、部署名、肩書き、名前を書く

本文を書く際、まず初めに相手の社名、部署名、肩書き、名前と敬称から書きましょう。このとき、１行目には社名、２行目には部署名、３行目に肩書きと名前、敬称を書くのがマナーとなります。

さらに、この後、一般的には「いつもお世話になっております」などと書きますが、文頭に相手の名前を呼びかけるものにすると、丁寧でありながら柔らかさも演出できるので、おすすめです。

読みやすいデザインにする

例えば打合せやプレゼンテーションなどの日時を、間違わないよう一目でわかりやすくし、箇条書きや書体を太字にして差し上げるのもマナーです。その際、文字化けをしないような文字や記号を使うよう気をつけましょう。

署名を入れる

受信者があなたに郵便物等を送るときや電話をかけるときなどに、わざわざ名刺を探したり、住所録を探さなくてもすぐにわかるように、住所や電話番号、URLといった情報を「署名」として記載した方が便利でしょう。

おさえておきたいその他のメールマナー

では次に、「これもおさえておきたい」というその他のメールマナーについても見ていくことにしましょう。

CcとBccの書き方

CcとBccは複数名の相手に同じ内容のメールを送るときに便利なシステムです。Ccとは「カーボンコピー」の略で、すべての受信者に送信先のアドレスがわかります。一方のBccとは「ブラインドカーボンコピー」の略で、受信者に受信者以外の送信先のアドレスがわからないようになっています。

返信の仕方

返信時の件名は、基本的には書き直した方が手抜きをしていない印象を与えるため好ましいとされています。ただし、どのメールに対しての返信かを明らかにするために、あえて自動的に件名につく「Re：」マークを使う場合もあります。この際、返信を続けると「Re：」が多すぎて読みにくくなってしまうため、「Re：」は一つだけにしておくのがよいでしょう。

また、相手の元のメールを引用する際は、あえて「＞」「＞＞」といったマークをつけておきます。これは受信したメールから返信すると、自動的に返信済みの文章にこれらのマークが付きますが、部分的に引用する際は引用したい箇所を「＞」「＞＞」というマークごとコピーするのがよいでしょう。

転送する際のマナー

受信したメールを転送する場合は、件名に「Fw：」マークが付きますが、このマークがあると転送だということがわかりやすいため、理由が特にない限りはそのままマークを付けて送るのがよいでしょう。また、転送する際は、発信者に転送の許可を求めるのがマナーであり、内容には手を加えないで原文どおりに送るのもマナーです。

ファイルを添付する際のマナー

ビジネスメールでの添付ファイルは、文書や画像、音声などを送ることがありますが、場合によっては容量が大きすぎて送れない場合もあります。このようなときは、相手に対して事前に連絡をし、ネット環境によって送ることが困難な場合はデータを圧縮するか、一度で送らず分割して送るようにしましょう。また、10メガを超えるような場合は、大容量ファイル転送サービスを利用するとよいでしょう。

メールトラブルを回避するためにすべきこと

メールトラブルで非常に多いのがウィルス感染です。特定ホームページのアクセスや怪しげなメールを通して感染し、被害を広げてしまいます。相手に迷惑を与えるだけでは済まされない問題に発展してしまう前に、つねにアンチウィルスソフトのアップデートを心がけましょう。また、身に覚えのないファイルは開かず、迷惑メールなどは絶対に無視するようにしましょう。

おわりに

冒頭でも述べたように、現在ではビジネスの現場でメールがコミュニケーションツールの主流となりました。しかし、基本的なマナーが理解されていないメールも多数存在します。相手の立場に立って失礼にならないことが基本なので、ぜひ今後のメールの際に参考にしてみてくださいね。