印刷物をExcelで作った時に、こんな経験はありませんか？
- 印刷したら文章が途中で切れてしまった
- 余白が左右均等にならない
- 印刷会社にそのまま送ったら文字化けしてると言われた
作成している時はなんの問題もなかったのに、どうして？と思っている方も多いと思います。せっかく頑張って作ったのに、思っていた仕上がりにならないと、すごい悔しいですよね。
だからといってIllustratorやPhotoshopなどの専門ソフトを買うと高いし、そもそもソフトを扱える人がいない……、本記事はそんなあなたに「Excelで作ったデータをPDFへ綺麗に変換する方法」をご紹介いたします。
なぜPDFなのか？
PDFとは？
PDFとはAdobe社が開発した、特定のOSや機種に依存せずに表示できる文書形式で、「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の頭文字を縮めたものです。PDF形式に変換することで、さまざまなOSや機種で文書を確実に閲覧することができます。
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PDF化するメリット
なぜPDFに変換するのか？と言いますと、まずひとつには、送信者と受信者が同じレイアウトで閲覧できるからです。
WordやExcelの場合は、相手のバージョンによってレイアウトが大きく崩れることがあります。そもそもWordやExcelがインストールされていないPCであれば閲覧は困難です。
一方、PDFは「PDFビューアー」がインストールされているPCであれば、同じレイアウトで閲覧することが可能です。送受信者がお互いに同じイメージを見て話を進めることができる点が大きなメリットと言えます。
また、サイズ容量が小さくなることもメリットの一つです。
パワーポイントなどの画像をたくさん使ったファイルは、そのまま送付しようとするとファイルサイズが大きく、送付できないことがあります。
そんな時にPDF化すれば、圧縮の設定や画像の内容にもよりますが、データのサイズを1/20程度にまで小さくできることもあります。データが大きいとメールで送れず、送り先にわざわざCDやDVDに焼いて届けたり、取りに来てもらったりしてすごく面倒ですが、データを小さくすればメールで送れるので時間の節約にもなります。
そして、データの受信者側では加工しづらいというメリットもあります。
PDFは加工することができないので、請求書やコピーしてほしくない写真などをPDF化するのに向いています。オフィスワークで日常的に利用するWordやExcelで作成したファイルでは、受け取った第三者がテキストや請求額など簡単に編集でき、素材情報が流用されてしまうリスクもあるからです。
ただしPDFも設定によってはテキストがコピーできたり、ファイルを開いた状態をスクリーンショットで画像化することもできてしまいます。したがって、機密性の高いファイルはファイル自体にパスワードを設定する、公開範囲を限定するなど利用用途に合わせた運用方法への注意が必要でしょう。
ExcelからPDFへ変換する方法
ファイルメニューを選択
「ファイル」メニューを選択します。
「印刷」を選択します。
〈プリンター〉は「Microsoft XPS Document Writer」を選択します。
プレビューを見ながら〈設定〉を変更して希望のサイズやイメージになるように調整します。
名前を付けて保存
「名前を付けて保存」を選択します。
「コンピューター」の「参照」をクリックします。
任意の場所を選択し、任意の名前を付けます。
〈ファイルの種類〉は「PDF（＊.pdf）」を選択します。
〈最適化〉は「標準（オンライン発行および印刷）」を選択します。
「オプション」ボタンを押します。
〈印刷対象外の情報を含める〉の「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外します。(文字化けやレイアウト崩れを防ぐためです)
〈PDFオプション〉の「ISO 19005-1 に準拠（PDF/A）」のチェックを外します。(画像を正しく表示させるためです)
「OK」ボタンを押します。
「保存」ボタンの左横の「ツール」を押すとメニューが開きます。
メニューから「図の圧縮」を選択します。
〈解像度の選択〉の「印刷用（220ppi）：ほとんどのプリンターと画面で優れた品質が得られます。」を選択して「OK」ボタンを押します。
※オプションの設定で〈既定の解像度の設定〉を「220ppi」に設定している場合は「ドキュメントの解像度を適用」でも大丈夫です。
■注意点
印刷会社で推奨している解像度より低いため若干ぼやけた状態になります。できあがったPDFデータを必ずご確認ください。精密な画像が多い場合はAcrobatでの変換をオススメします。
「保存」を押すとPDFが作成されます。
※「発行後にファイルを開く」にチェックを入れると、PDFが作成されると自動的に開くので確認が楽になります。
PDFを確認
作成したPDFを開いてズレや崩れがないかを確認します。
おわりに
今回ご紹介したPDF化を行うことで、何度もデータを送ったり、調整を繰り返す手間を無くして、作業コストを抑える事ができます。
Excelは同じファイル形式でもバージョンが違うと段落やレイアウトがずれることがあります。特に画像などにドロップシャドウや、透明の効果などを使用した場合、グラフィックの表現が崩れてしまうことが多いです。印刷する前にPDFへの変換を行うことで最終仕上がりを確認し、文字化けなどのトラブルを事前に防ぐことができます。
PDF化する時に別のPCへファイルを移動すると、その時点で作成した環境と異なってしまうためレイアウトが崩れる原因になるので注意が必要です。変換するときはデータを作成したPCでPDFを作成した方がよいでしょう。
