お世話になった上司が退職する・・・
共に仕事に精を出した同僚が異動する・・・
お別れに向けて送別会が開かれることになりました。
いままで一緒に働いた苦労をねぎらいつつ、新天地での今後の活躍を願う。
送別会にはこのような目的があります。
送る側も送られる側も、皆に「よかった」と思ってもらえる送別会にしたい。
そこで大切になってくるのが、幹事の役割です。
幹事を任された人が、送別会を計画するにあたり、
段取りの基本中の基本として何を意識しておけばいいのか。
今回は次の３点について書きたいと思います。
- お店選び
- 進行
- プレゼント
段取りにおけるこの３つのポイントについて、
単純だけれどつい見落としがちなことに触れながら書いていきます。
順番に見ていきましょう。
お店選び
まずは会場となるお店を選びます。
日程が決まっていることが大前提となりますが、その日程に合わせお店を予約しましょう。「日程は決まっているけど人数がまだ決まっていないから」といって会場の予約を先延ばしにしてしまうのは避けたいところです。会場の予約を後回しにしてしまうと、会社から遠かったり案内のしづらいところであったり、なにかと都合の悪い場所になってしまうことがあります。大まかな人数でまずは予約してお店を押さえておきましょう。
会場の予約のときに、事前にホームページなどでお店の規模感やレイアウトを調べておければ話がスムーズに進みます。前もって調べずにただ会場を押さえておくだけだと、いざ打ち合わせのためお店と連絡をとってみたら、実は店舗のかたちがL字などで見通しが悪い、カウンターのみで対面式ではなかったなど、思ってもみなかった結果になることがあります。直接お店の下見しておけば、お店の雰囲気や形状をつかめます。それができなくても、電話で問い合わせてお店の規模やかたちを確認しておきましょう。
また最近では、禁煙席と喫煙席が分けられていたり、完全禁煙であったりする店舗が増えてきました。タバコを吸わない人は、会場が禁煙なのか喫煙できるのかを知らずに手配しがちなので、お店側に確認しておきましょう。
お店を選ぶ際、他に気にとめておきたいことは、集まる参加者のお財布事情です。後で不平を言われたといったことがないよう、幹事の経験のある方や先輩にこれまでの予算感をたずねておくと確実です。安すぎず高すぎない価格のラインはどこにあるのか、いままで行われてきた送別会の相場をつかめれば参考になります。
進行
次に会の進行を考えてみましょう。
送別会の進行には、決まった流れがあります。
特に重要なのは「あいさつ」です。主なものとして、「はじめのあいさつ」
「乾杯のあいさつ」
「送る側の代表のあいさつ」
「送られる側のあいさつ」
「締めのあいさつ」
といったものが挙げられます。送られる側の方は決まっているので、それ以外のあいさつを誰にお願いするのかが幹事の悩みどころです。急にその場であいさつを振られて、アドリブでうまくこなせる人はほぼいません。よどみなくスムーズに進行を取り仕切るため、必ず事前にお願いの連絡をしておきましょう。
幹事は時間の配分を気にとめながら、決まったあいさつの流れに乗せて会を仕切っていくことが求められます。
流れは決まっているので、あとはいかにして会のはじまりにこぎつけるか。特に１８時や１９時といった早めの開始時間の場合は注意が必要です。仕事が切り上げられず多くの人が遅刻してきて、考えていたより慌ただしくなってしまった、ということのないようなるべく早めの集合を参加予定者に念押ししておきましょう。時間に余裕が持てると、会をスムーズに進行できます。会のはじめをしっかり握っておけば、安心して流れに乗せていけるでしょう。
プレゼント
幹事の役割として大切になってくることの最後が、プレゼント選びです。
プレゼントの定番として、まず花束を用意するのが一般的でしょう。もらった方が持ち帰るときのことを考えて、両手サイズでなく片手で持てる大きさのものを用意するという気配りをしたいところです。花束は送別会の当日に花屋さんで受け渡してもらうものですが、当日に注文しようとしてもバタバタしてしまいます。片手サイズの花束であっても、当日に花屋さんでアレンジしてもらうのにそれなりの時間がかかります。必ず前もって予約をいれましょう。
予約の際は、渡す日付、渡される人の性別、どんな会なのか、どういった色でまとめるのかといったことを伝えておくと、あとは花屋さんの側で希望通りの花束をアレンジしてもらえます。当日は店舗での受け渡しだけで済むようにしておきたいところです。
花束のほかになにか別の贈り物を渡すことも多いでしょう。同僚や上司からのメッセージを集めた色紙が定番です。メッセージの多くは手書きでしてもらうため、集めるのに意外と手間と時間がかかります。幹事を頼まれた時点で、すぐに動いて手配しておきましょう。
おわりに
おさらいです。送別会の幹事を任されたとき、頭にとめておくべき軸となるのは「お店選び」「進行」「プレゼント」の３つです。この３点がしっかり定まっていれば、送別会はとどこおりなく進められます。幹事に求められる段取りを押さえておけば、会に向けて余裕をもって取り組めることでしょう。段取りは一人で抱え込んでいると進まないこともあります。気だけが急いて後手に回らないよう、仲間を巻き込んで会に臨みましょう。
送る側、送られる側、全員にとって心に残る送別会にしたい。そんな幹事さんにとってわずかながらでも参考になれば幸いです。
