自社の商品やサービスの販促のため印刷物（チラシやポスター、カタログ等）を制作している企業は多いと思います。その際に必ず必要なのはデザインデータの制作です。デザインデータの制作と一言でいっても、それに関わる関係者は多くなることもあり、その分確認が必要とされ、業務がスムーズに進行できないこともあります。
今回はデザインデータの制作や修正にあたり生じる手間の解消にお役立ちできればと思います。
デザインデータ制作は主に自社内で制作するケースと外部委託するケースに分けられます。それぞれのケースにおいて効率化のヒントをご提供いたします。
デザインデータ内製の手間の削減
デザインデータの制作を内製する場合、社内のクリエイティブ部門が担当するケースが多いでしょう。
制作依頼はマーケティングや販促部門からの発注が多いため、制作したデータの確認のやりとりなどが複数担当者にまたがります。そのため、思いのほか時間がかかってしまうことも多々あります。
特に複数担当者に同時にメールを送って確認をとる際は、誰から返信が来ていたか、どのような修正依頼が来たかなどをチェックするのは非常に手間がかかります。このような複数担当者への確認を効率化する方法はないでしょうか。
確認する担当が全員自分の近くにいるような場合は、プリントアウトして回覧する方法が早い場合もあります。そういう環境でない場合には、クラウドを利用した校正サービスがこのような課題に役立ちます。
Chatwork
案件ごとに専用のチャットルームを作り、案件情報のやり取りやタスク管理ができるビジネスチャットツールです。
Slack
Chatworkと同様のビジネスチャットツールとなります。特徴は2000以上の外部サービスと連携できることです。
AdFlow
案件毎にデータ管理でき、クラウド上からデータ修正指示、確認ができます。クリエイティブデータの一元管理が可能になります。上記のチャットツールより校正作業に特化した専門的なツールとなります。
データ制作の内製における課題として、次のようなこともよく聞きます。それは繁忙期など一時的に社内リソースでは足りず、制作が追いつかないことがあるということです。外部委託するという選択もありますが、コストも発生するためできれば社内リソースで対応したいものです。
このような場合どのような方法があるでしょうか。デザイン依頼で比較的多いのが、ちょっとした修正の依頼です。1件にかかる時間は少なくても、重なると多くの時間と手間を要します。このような修正依頼に効率的に対応する方法があります。
例えば、キャンペーンの告知で使用するチラシを想定した場合、実施期間や店舗情報、クーポンの割引率等を毎回修正する必要があります。こういった修正の場合、自動組版という仕組みを利用した修正を利用することで圧倒的な効率化が可能です。
クラウド上に用意したデザインのテンプレートに対し、実施期間、店舗情報、クーポンの割引率などの指定箇所だけを修正できるよう設定できます。専用のグラフィック制作アプリケーションを使用せずとも、修正が簡単にできるため、クリエイティブ担当者が修正依頼を受ける必要がなくなります。このような方法で修正依頼を効率化できます。
また上記のような専用の自動組版システムを用意するのも時間的に厳しい場合には、修正依頼をgoogleのフォームを使う方法もあります。これにより、修正依頼をすべてスプレッドシート上で管理できるため、メールによる依頼内容の確認などが不要になり効率アップが可能です。
デザイン外部委託の手間の削減
デザイン会社や印刷会社に依頼の場合の課題
自社内にクリエイティブ部門がない場合や、繁忙期で一時的に人手が足りない場合にはデザイン制作を外部委託することがあります。この場合も委託先から届いたデータをさらにマーケティング担当などの依頼主に共有してチェックしたりと確認作業に手間がかかります。
社内だけでなく外部の委託先を含めた校正作業にも前述したクラウドサービス（AdFlow）が役立ちます。また、外部委託の場合、毎回見積を確認する手間も発生します。発注頻度が高い場合はあらかじめ委託先とサイズやページ数毎の価格を決めておくことで、この確認の時間の短縮をはかれます。
ネット印刷発注の場合の課題
昨今、ネット印刷は印刷の発注方法として主流になってきています。特にコストが安い、納期や価格が明確であるという利点から利用する担当者も多いです。
ただ、基本的には完全データでの入稿が必須となるため、デザインデータ制作などには対応していないネット印刷サイトが多いです。もっとも、一部のサイトではデザイン制作を依頼できるところもあります。デザイン制作も含めて依頼したい場合、便利に利用できるでしょう。
また、印刷物の制作全般の効率化を目的としたクラウドサービスを展開している企業もあります。弊社でもこのようなサービスを展開しており、お客様それぞれの課題に合わせた発注システムをご用意できます。
このシステム上には「制作管理ツール」と呼ばれるデザイン制作、修正のやりとりを簡易化するツールも用意されております。また、あらかじめ決まったデータの修正であれば、上述の自動組版を利用することも可能です。
おわりに
デザインの制作では内製、外注を問わず、複数の担当者が関係することが多く、その分チェックや確認作業に時間がかかります。ご紹介したサービスを利用することで、少しでも業務の効率化できれば嬉しいです。お気軽にご相談下さい。
販促物の発注業務をもっとラクに。印刷発注システム「スプリント for Biz」
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