企業の管理部門の方々が予算管理を行う場合、印刷物の外注先が案件や発注担当者ごとに多数あり、取りまとめに苦労することがあるのではないでしょうか。特に全国各地に支店・店舗が多数ある企業で、外注先の管理や発注履歴の確認業務に苦労されているという声を耳にします。このようなお困りごとに対しては、複数ある外注先を集約することで業務効率を向上させることが可能です。
ただし、外注先を集約することでメリットだけでなく、デメリットも生じることがあります。本記事では、外注先集約によるメリットに加え、発生しうるデメリットを補って対処するヒントについてもお伝えいたします。
外注先の取りまとめに関してよくある管理部門のお困りごとは以下があげられます。
- 発注担当者ごとに違う外注先を使用していて、確認作業の負荷が大きい。
- 案件の手配が属人化しているため、急な異動や退職に伴う引継ぎや過去の発注履歴の確認作業が煩雑になっている。
- 多数の外注先企業から請求書が送付されるため、毎月の請求処理作業に手間がかかる。
次章以降ではこのようなお困りごとの多くを解消できる方法やヒントをお伝えしていきます。
外注先集約によるメリット
まずは外注先を集約することのメリットについてです。
- 管理がラクになる
過去に発注した案件の発注履歴などの確認作業の手間が軽減されます。
- 請求処理作業の負担が小さくなる
送付される請求書の社数が減ることで、経理処理作業が軽減されます。
- コスト削減が期待できる
集約により外注先1社あたりの案件数が増えることで、ボリュームディスカウントに繋がる可能性が生まれます。
- 対応力の向上が見込める
委託先との関係性が密になることで、案件全体に対する理解度があがり対応力の向上が望めます。
このように管理業務や処理作業などの効率化が実現され、さらにはコスト削減や関係性の向上も期待できます。
外注先集約によるデメリット
一方の、集約することで生じ得るデメリットを挙げてみましょう。
- 集約先１社に依存してしまい、不測の事態などが起きた際のリカバリーが困難になる
- 対応の良かった既存業者が使えなくなることや、発注フローが変更されることで発注担当者の手間が増える
- 相見積りを行うことがなくなり、価格を見直す機会が減る
デメリットを補う方法
外注先を集約することによるデメリットを補う方法として、委託先業者との事前確認や取決め、定例会などを設けることをお勧めします。
- 不測の事態への対応
集約先企業の緊急時などの体制について事前に確認を行うことで、いざという時に慌てず対処することができます。
- 切替えによる不都合
既存業者と同程度の対応を要望し、事前にすり合わせを実施することで安心感を得られます。
- 価格見直し
定期的な打合せ(例えば年1回など)や、数年に一度他社へ相見積りを依頼する機会を設けることで、一定の緊張感を保った関係性を構築できます。
外注先集約の運用方法のご提案
つぎに管理部門の方々、発注担当者、双方の業務を効率化させる運用方法のご提案です。まずは社内外のリソースを活用する運用をご紹介し、後ほどシステム導入による解決策をご提案いたします。
- 社内で購買管理の専任担当者(または部課)を設ける
社内で専任の担当者を設けることで、全社的な情報が集約され管理がしやすく、専門性を高めやすくなります。注意点として前述したように担当者の急な退職などで外注先情報、取引情報が引き継がれず蓄積された知見が失われることがあります。そうした事態を避けるため社内での見える化をはかる仕組みは必要となるでしょう。
- 総合印刷会社へ相談する
印刷物・販促物ごとに発注先を分けている場合、総合印刷会社に依頼することで窓口が一本化され手配業務が軽減されます。総合印刷会社の場合、同業同士の繋がりが広くあり、不測の事態が起きた際のリカバリーなど柔軟に対応できます。
- コンサルティング会社と契約し、専任担当者へ委託する
自社内ではなく、コンサルティング会社などへ外部委託することで、コスト管理・削減、さらには手配業務の委託もできる場合があり、コスト削減と業務負荷の軽減に繋がるケースもあります。
続いてシステムを導入する場合です。発注から請求までの購買に関する業務をシステムで管理することができ、フロー全体が見える化され業務効率アップにも繋がります。また、企業規模によっては全国の支店・店舗の担当者とのやり取り、発注履歴・請求処理の確認業務の負担も軽減されます。
例えば、掲載されている商品価格は事前に確認済みのため、発注担当者は見積りを取ることなくタイムリーに発注できます。管理者側では発注履歴をオンタイムでシステム上で確認することができます。承認機能もあり、システム上で承認処理も行えるため発注内容を確認し不要な発注のチェックし、発注自体の取消しも可能です。
システム導入にあたっては、いかに自社の抱えている課題に合ったシステムを選定するかが重要になるでしょう。参考までに購買管理システムをいくつかご紹介いたします。
- EPCUS：シンプルで使いやすく、購買に特化
資材調達や部品・備品の発注など、購買業務をWebを介して円滑に行うことができる調達・購買管理システムです。
- ソロエルアリーナ：中堅以上の企業向け、多支店多部署発注、サプライヤー登録
アスクルのオフィス用品や工具・間接材を一括で購買できるサービスです。各発注IDごとに請求取りまとめなどの管理購買を実現できます。
- SAP Ariba：大企業向け、グローバル展開企業に有効
世界最大のB2Bネットワークで、インターネットに接続できる環境があれば380万社の参加サプライヤーと取引可能になり、調達・購買とサプライチェーンのプロセスに対応できます。世界19ヵ国、3,600社を超える企業が実際に利用しています。
おわりに
在宅勤務やテレワークなど勤務形態の変更により、業務の効率化を求められることが増えてきているのではないでしょうか。本ブログを参考にしていただき、少しでも貴社の業務効率化にお役にたてることができれば嬉しく思います。もし弊社でお手伝いできることがあればお気軽にお問合せください。
販促物の発注業務をもっとラクに。印刷発注システム「スプリント for Biz」
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